L’épisode 6 de Regards Croisés traite du pourquoi et comment réguler la charge de travail y compris pour « les forfaits-jours ».

ÉPISODE  6 : Forfait-jours : attention à réguler la charge de travail !

Le regard de Charlie, le/la collaborateur : « Mon contrat prévoit un forfait-jour. Avec le télétravail « forcé », je me rends compte que mes journées sont un peu « décalées » : il m’arrive souvent d’envoyer des mails tard le soir ou le weekend. Je pense que je travaille davantage en distanciel qu’en présentiel ».  

Le regard de Dominique, le/la manager : « Depuis la mise en place du télétravail en raison de la crise sanitaire, je constate une mobilisation très forte de mon équipe. Je reçois fréquemment des mails de collaborateurs tard le soir, voire la nuit et le weekend. D’une façon générale, la charge de travail me paraît plus importante. Andréa, le RH, m’a rappelé que je devais organiser les « entretiens annuels de charge » avec chaque membre de mon équipe, pour contrôler la charge de travail de mes collaborateurs, des cadres soumis à une convention de forfait en jours. N’étant pas très au fait sur ce sujet, je vais demander à Andréa, le RH, et Camille, la juriste, de m’éclairer afin de pouvoir comprendre l’objectif de ces entretiens et les préparer le mieux possible ». 

Le regard de Camille, la juriste : 

« Sous certaines conditions définies aux articles L.3121-53 et suivants du Code du travail, la durée du travail peut être forfaitisée en jours. 

Le dispositif du forfait en jours permet à l’employeur et au salarié de s’accorder sur le versement d’une rémunération globale et forfaitaire, basée sur un nombre de jours travaillés au cours de l’année (dans la limite de 218), sans décompte du temps de travail (autrement dit, sans distinction des heures « normales » et des heures supplémentaires). Le salarié au forfait-jours n’est donc pas soumis aux dispositions relatives, notamment, à la durée légale hebdomadaire du travail (35 heures). 

L’employeur a l’obligation de s’assurer régulièrement que la charge de travail du salarié au forfait-jours est raisonnable et permet une bonne répartition dans le temps de son travail (article L.3121-60). 

Cette obligation résulte non seulement de la loi mais également de l’accord collectif d’entreprise ou d’établissementou, à défaut, de la convention ou de l’accord de branche mettant en place les forfaits annuels en jours.  

En effet, cet accord doit nécessairement déterminer (article L.3121-64 II) : 

1°) Les modalités selon lesquelles l’employeur assure l’évaluation et le suivi régulier de la charge de travail du salarié, 

2°) Les modalités selon lesquelles l’employeur et le salarié communiquent périodiquement sur la charge de travail du salarié, sur l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle, sur sa rémunération ainsi que sur l’organisation du travail dans l’entreprise, 

Et 3°) Les modalités selon lesquelles le salarié peut exercer son droit à la déconnexion. 

L’objectif du contrôle et du suivi, par l’employeur, de la charge de travail des salariés au forfait–jours consiste à protéger la sécurité et la santé de ces salariés, qui doivent se voir garantir le respect des durées maximales de travail et des repos journaliers et hebdomadaires ainsi qu’une amplitude et une charge de travail raisonnables.  

À titre d’exemples, voici deux accords collectifs qui ont été jugés par la Cour de cassation comme présentant des garanties suffisantes : 

• L’accord collectif « organisant le suivi et le contrôle de la charge de travail selon une périodicité mensuelle par le biais d’un relevé déclaratif signé par le supérieur hiérarchique et validé par le service de ressources humaines, assorti d’un dispositif d’alerte de la hiérarchie en cas de difficulté, avec possibilité de demande d’entretien auprès du service de ressources humaines» (Cass, Soc, 8 septembre 2016, n° 14-26.256) ;
• L’accord collectif prévoyant « d’une part que les cadres sont tenus de déclarer régulièrement dans le logiciel « temps » en place dans l’entreprise le nombre de jours ou de demi-journées travaillées ainsi que le nombre de jours ou de demi-journées de repos et qu’une consolidation est effectuée par la direction des ressources humainespour contrôler leur durée de travail ; d’autre part qu’au cours de l’entretien annuel d’appréciation, le cadre examine avec son supérieur hiérarchique la situation du nombre de jours d’activité au cours de l’exercice précédent au regard du nombre théorique de jours de travail à réaliser, les modalités de l’organisation, de la charge de travail et de l’amplitude de ses journées d’activité, la fréquence des semaines dont la charge a pu apparaître comme atypique, que toutes mesures propres à corriger cette situation sont arrêtées d’un commun accord et que s’il s’avère que l’intéressé n’est pas en mesure d’exercer ses droits à repos, toute disposition pour remédier à cette situation sera prise d’un commun accord entre le cadre concerné et son manager» (Cass, Soc, 22 juin 2017, n° 16-11.762). 

Si l’accord collectif ne prévoit pas de stipulations relatives au suivi de la charge de travail du salarié et aux échanges salarié-employeur tels que prévus au 1°) à 3°) de l’article L.3121-64 II précité, l’employeur peut malgré tout conclure une convention de forfait-jours s’il respecte les termes de l’article L.3121-65 (https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000036262800/). 

L’entretien annuel qu’organisera Dominique avec ses collaborateurs n’est donc qu’une modalité de suivi de la charge de travail parmi d’autres dispositifs mis en place au sein de la société, dispositifs qu’Andréa détaillera d’ailleurs plus bas. En effet, nous pensons que l’entretien annuel ne serait pas suffisant, à lui seul, pour nous assurer du caractère raisonnable de la charge de travail de nos collaborateurs et de l’équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle.   

 Le regard d’Andréa, le/la RH :

Effectivement, le télétravail et le travail hybride ont un impact important sur le contenu des postes et sur le niveau de la charge de travail pour les collaborateurs sur site ou à distance.

D’après les deux consultations réalisées par le réseau Anact-Aract, près de la moitié des télétravailleurs et des travailleurs sur site disent avoir travaillé plus que d’habitude, plus d’un tiers d’avoir travaillé moins. Les surcharges peuvent être sources de surmenage et les sous-charges conduire à des sentiments d’inutilité ou déqualification.

D’un point de vue collectif, les inégalités de charge peuvent vite devenir des irritants majeurs, ralentir l’entraide dans une équipe et provoquer des conflits.

L’organisation d’un entretien annuel, parfois expéditif, pour contrôler le niveau de charge de travail est totalement insuffisant comme le relève Camille.

Nous avons donc décidé de lancer un dispositif de vigilance pour mesurer la charge de travail, anticiper les risques et repérer les signaux d’alerte.  La condition de sa réussite réside dans le soutien et l’implication de la direction qui doit faire évoluer les mentalités d’une culture de l’effort et du contrôle vers une culture du résultat, de l’autonomie et de la confiance. Par exemple, chaque directeur appelle au moins 2 collaborateurs par semaine pour échanger sur son niveau de charge, et renforcer l’importance d’un bon équilibre de vie pour la santé individuelle et l’efficacité au travail.

Le dispositif s’organise autour de 4 leviers principaux :

1–Mesure de la charge de travail individuelle : mensuellement, le collaborateur s’exprime librement sur l’évolution du contenu qualitatif ou quantitatif de son travail mais aussi sur la difficulté de gérer certaines contraintes particulières (comme l’exiguïté d’un logement, la perception d’isolement etc...) La régularité et la fréquence de cet entretien vise à identifier ce qui relève d’une difficulté ponctuelle acceptable ou d’un problème chronique, nécessitant une action structurelle.

L’entretien est formalisé par une description des écarts éventuels entre la charge de travail prescrite (ce qui lui est demandé de faire) , la charge de travail réelle (qui intègre toutes les tâches de régulation non prévues comme la gestion des aléas) et la charge de travail perçue. Celle-ci, est plus subjective mais constitue un bon indicateur du niveau de stress du collaborateur.

Un outil d’analyse du temps est à disposition pour analyser factuellement le mode de répartition du temps, mettre en évidence les besoins de clarification des priorités, éclairer les disponibilités en cas de sous-charge etc..

2- Mesure de la charge collective : via des réunions mensuelles de suivi en équipe dédiées à l’ajustement régulier de la charge de l’équipe. Les collaborateurs s’impliquent ainsi dans l’évolution du mode d’organisation de leur équipe et discutent des pratiques, des besoins et ressentis de chacun. Elles permettent : 

– une planification et anticipation collective de la charge

– l’identification de solutions d’entraide (binômes, tutorat, polyvalence etc…)

– l’optimisation des méthodes de travail (choix d’outils digitaux collaboratifs plutôt que le mail, amélioration du fonctionnement des réunions etc…)

– une clarification des rôles et responsabilités

Ces réunions favorisent les échanges et permettent d’identifier les irritants à traiter.

3- Des temps de partage de bonnes pratiques entre les équipes (via RDV digitaux) : Les transformations locales qui émergent en équipe peuvent ainsi se propager au reste de l’organisation

4- La mise en place d’un dispositif d’alerte :  instauré en lien avec le service des ressources humaines et le service de santé au travail, Il inclue par exemple la possibilité pour chaque collaborateur d’avoir le conseil personnalisé d’un ergonome sur son installation. Effectivement, l’augmentation de la sédentarité des collaborateurs et le manque de repère spatio-temporel, accentués par le nombre d’heures consécutives en position statique favorisent l’apparition de maux physiques voire de troubles musculo-squelettiques, comme l’attestait l’évolution des arrêts de travail avant la mise en place de cet accompagnement.

Le dispositif commence à porter ses fruits grâce à l’implication des managers que nous continuons de sensibiliser et former à la gestion de la régulation de la charge de travail individuelle et collective ainsi qu’au travail à distance.

Le conseil Regards Croisés :

L’impact du télétravail sur la charge de travaiI renvoie à des enjeux de santé, de bien-être et d’efficacité des collaborateurs et à des enjeux de respect des obligations légales.

 d’auditer la validité de votre accord collectif et vous assurer de l’exécution conforme de la convention de forfait en jours. À noter que dans les cas où la convention individuelle de forfait-jours repose sur un accord collectif invalide et où elle n’est pas ou mal exécutée, le salarié pourrait solliciter le paiement des heures supplémentaires jusqu’à trois ans avant la date d’introduction de sa demande en justice.

de requestionner les actions de régulation de la charge de travail notamment la mise en place de dispositifs d’alerte. 

Dans la phase de transformation que vivent les entreprises, leur capacité, volonté et rapidité à mettre en place des solutions d’organisation pérennes contribueront certainement à leur donner une longueur d’avance.

Article rédigé par Emmanuelle Foulonneau (Cabinet EFFIBÉ) et Claire Fauré (Cabinet Claire Fauré Avocat).

Vous souhaitez évaluer la conformité et la pertinence  de votre dispositif actuel ? Vous souhaitez adapter votre dispositif au développement du télétravail ? Vous souhaitez former vos managers et leur donner les moyens de réguler la charge de travail de leurs équipes ? N’hésitez pas à nous contacter. 

Redécouvrez les derniers épisodes de Regards Croisés :

– sur la façon de repenser des espaces de travail intelligents : https://www.effibe.fr/flex-office-co-working-teletravail/

– sur la mise en place de modalités efficaces de télétravail, https://www.effibe.fr/le-teletravail/

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